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Publié par francois CHARLES

 

Ces quatre termes mnémotechniques d’organisation, dont deux sont de ma création, peuvent vous aider à ne rien laisser au hasard pour vos préparations et conduites de réunions d’achat, de vente, de réception, de négociation…ou de tout type d’évènement. J’aurais aimé les maitriser autrefois lors de mes réunions internes, ou de négociation, de gestion de crise  au niveau national, internationales, ministérielles, industrielles, ou avec les collectivités…

Issus d’applications différentes, ils peuvent être utilisés de façon universelle pour n’importe quel usage. L’un d’eux vient de l’analyse transactionnelle, l’autre est déjà connu dans l’organisation mais dans une forme dont je défie quiconque de pouvoir s’en souvenir. Les deux derniers viennent de l’industrie, plus connus des ingénieurs. Souvent repris dans mes booklets mémos, il font partie du concept tranverse SPM de NOVIAL. Nous passerons les en revue sans toutefois les traiter de façon exaustive.

Par François CHARLES

économiste, sociologue, coach et conseil en stratégie et management

Pour bien organiser une réunion, comme pour faire un gâteau, prenez deux œufs, en cassant la coquille opaque, découvrez … le jaune et le blanc ou parfois autre chose... était-ce contrôlable ou non ? Ainsi, vous souviendrez mieux du terme OPAC3Q3 qui est donc l’inverse et de ses 9 composantes

Posez vous d’abord les questions stratégiques les plus importantes : QUOI ? (Quelle réunion faire, de quoi allons nous parler ?...) POURQUOI la faire, dans quel but ? (…) et QUAND la faire en terme d’organisation et de façon judicieuse, surtout sans oublier les autres réunions possibles qui empêcheraient son succès ou imposerait son report.

Ensuite seulement passez à la tactique : Où la faire ? Attention le lieu est aussi quasi stratégique. L’ambiance doit-elle être feutrée, normale ou austère ? A l’extrême,  peut-on brouiller la salle et les communications ? L’environnement est-il bruyant ? La salle n’est-elle pas déjà réservée ! … QUI va la faire ? Il peut s’agir d’une ou plusieurs personnes en fonction de l’auditoire, (…) et AVEC QUI ? connaissez-vous vos interlocuteurs ? qui va jouer le gentil et le méchant ? voire CONTRE QUI (dans le cas d’une négociation ou d’une régulation) ?  COMMENT (organisation, contenu, doit-on placer les participants, doivent-ils ou non avoir le soleil dans les yeux… quelle structuration du temps…) ? et, celle que l’on oublie toujours,  COMBIEN sommes nous, combien faut-il prévoir de… cela va-t-il me coûter ? Dois-je prévoir des cadeaux (visite ou réception) ? Je ne rentrerai pas trop dans les détails. Oui, je sais vous connaissiez : c’est le OQQOCPCQPCQPPCQ etc … sourire

Viens ensuite le PRAJI de l’analyse transactionnelle qui va être nouveau pour la plupart d’entre vous, même dans son contenu. Il est surtout établi pour évaluer et équilibrer sa journée de travail pour soi et avec les autres. Mais il est très utile également pour ne rien laisser au hasard lors d’une réunion. Le terme PRAJI vient des lettres suivantes dont il faut veiller l’équilibre mais aussi maitriser l’existence.

Passe-temps (5% du temps) : faites attention aux bavardages privés qui sont des signes d’ennui ou de contre propositions à venir ou qui peuvent perturber. Mais n’oubliez pas non plus qu’un passe-temps peut aussi être utilisé par vos participants pour retrouver une certaine concentration (regarder par la fenêtre…)

Rituels : (15%) n’oublions pas de dire bonjour. Il est souvent d’usage d’apporter des rafraichissements ou des cafés avant ou pendant la réunion. Ne le négligez pas, même si ce n’est pas votre truc ! Les empathiques et les rebelles, voire les persévérants apprécieront. Pensez à commencer votre réunion en alimentant tous les besoins psychologiques (chaleur, informations, opinions, action, jeux) et à les entretenir pendant la réunion. Un rituel sera également de ne pas oublier de réfléchir aux éléments de langage et d’argumentations, et si possible la connaissance des participants AVANT de passer la ligne imaginaire de la porte de la salle ou de l’établissement. Enfin, quand dois-je offrir un cadeau et dois-je ou non l’ouvrir pour éviter tout conflit diplomatique …

Avant, pendant et après la réunion, pensez au rituel du 5S (initiales japonaises de débarrasser, ranger, nettoyer, tenir en ordre, respecter les règles) surtout connu dans l’industrie.  Il sera indispensable pour s’assurer que tout va fonctionner, que les règles sont respectées (timing, contenu, régulation de parole…), que tout va être rangé et que le compte rendu va être fait. J’aime aussi utilisr le 5S de façon décloisonnée et qui peut d’ailleurs servcir de fil rouge universel pour les élèves visitant des entreprises

Certains seront plus familiers du 5M d’ISHIKAWA et plutôt adapté à la gestion de production : quel Matériel ? donc de quel équipement vidéo, électrique, etc ; quelle Matière (connaissez vous le fond du du sujet) ? Quelles Méthode(s) allez vous employer (GROW, SMART, SADT …) ? Quelle Main d’œuvre ? (qui, avec qui) et quel Milieu (lieu, environnement, contexte)

Accordez parfois des phases de Retrait (10%) si vous ou les autres parties ont besoin de discuter entre elles (parfois aussi une bonne façon de freiner les passe temps bruyants). Parfois aussi certaines personnes s’y engouffreront seuls pour retrouver la concentration. Mais inquiétez vous-en si vous ne voulez pas une réunion à sens unique, à refaire car sans validation.

La principale occupation de la réunion est le travail et donc l’Activité (65%). Il s’agit d’échange d’informations de façon plutôt objective, sans émotion ni stress avec gestion et concentration de l’énergie pour atteindre un but. Il sera d’autant plus efficace si les autres tiroirs du meuble seront traités.

Les Jeux (5%) : il est rare qu’une réunion ne soit pas le lieu d’affrontement entre personnes, une sorte d’arène avec transactions croisées, d’apparence socialement correctes mais négativement cachées avec manipulation. « alors, vous êtes enfin venus ? … » Tentez de les limiter au maximum en tant que régulateur pour préserver l’activité. Bien souvent, une des solutions est de passer la phase d’intimité.

L’Intimité (5%) peut, voire doit, faire aussi partie de la réunion afin d’évacuer les problèmes pouvant empêcher d’atteindre l’objectif attendu. Contrairement aux jeux, cette phase doit être franche. Elle peut être vécue en séance ou en dehors du lieu de réunion « je préfère vous dire dès maintenant que…  …» mais cela peut être aussi l’annonce de réalités difficiles n’ayant aucun lien avec les interlocuteurs. Je l’emploie souvent au début en disant, sans même trop plaisanter, que les participants ont 15 minutes pour se défouler mais qu’ensuite les pistolets seront posés pour travailler sereinement et de façon objective. N’oublions pas que pour obtenir une négociation raisonnée, les problèmes de personnes doivent être considérés, traités et évacués et non ignorés.

Mais je conçois que tout ceci sera plus ou moins facile en fonction de vos préférences et de vos zones d’ombre psychologiques. Mais là ce sont d’autres outils… 

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